公函一般由十個部分組成：
1.編號
為了方便整理、保存和查對，公函需要加上編號， 編號寫在信封的左上角。
例如：
(a) B/1/99
(b)學字第92號
2.寫信人的地址
信紙的右上角必須寫上寫信人的地址，可用華文或英文書寫。
例如：
(a)啟祥路108號
新加坡郵區123194
(b)Blk l94,Toa Payoh Lorong 4,
#03-108 Singapore l23194
3.收信人的姓名，職銜和地址
(a)收信人的姓名，寫在編號之下， 但位置不可高過寫信人的地址，先寫姓名 ， 姓名後面必須加上稱呼。
例如：
劉維國先生
林月芳小姐
在收信人姓名下面寫收信人職銜，
例如：
勿洛聯絡所管理委員會主席
新世界書局經理
(b) 如果你不知道那個團體的負責人的姓名，
可以寫執事先生成寫他的職銜，
如：新城女子中學校長。
4.稱呼：
(a)正文的開頭寫收信人的稱呼，後面必須加冒號“：”不空格。
(b)可以用普通的稱呼：如”王先生”或在姓氏的後面加職銜“王經理”。也可用“經理先生”這樣的稱呼。
(c)自稱：可用我、本人、我校、我會、我所、本部、本局。
稱呼對方：您、貴公司、貴校、貴隊。
5.標題
(a)為了方便快捷處理和分類保存，公函應加上標題。
(b)標題寫在稱呼下面的中央位置，標題下面必須畫上橫線；
寫標題的目的是要把正文的內容簡要地列出來。
例如：
請主持開幕典禮
接受友誼賽邀請
6.正文
正文可用下列任何一種格式。
(a)空格式，每段開頭都空二格。
(b)齊頭式，每段都頂格寫。
正文是公函中的主體部分，要求敍述清楚、簡潔。 有時為了方便閲讀，視內容性質的不同，可加上序數號碼。
7.署名
(a)寫在正文的右下方。
(b)寫信人若有職銜，須寫清楚。
(c)署名後，一般用“啟”，為了表示慎重，可以用“謹啟”， 或為了表示尊敬，可以用“敬啟”。
8.日期
寫在編號下面，通常可用中文或阿拉伯文寫出。 例如：
(a)26-4-2000 （建議）√
(b)2000年2月26日
(c)二零零零年四月二十六日
切記不可混雜式的日期： 2000年四月二十六日 X
9.副本
有的公函有必要交給有關方面查閲，就須寫上副本寄送的個人或團體。它通常寫在公函的左下方。 例如： 副本：公共關係主任
10.附件
如果公函還附有其他文件，必須在左下角列明。
例如：
附件：計劃書一份 個人履歷表一份
希望對你有幫助！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！！
2.轉載 催貨函怎麼寫 把握採購催貨方法先要了解自已，就是知道公司在付款和訂單量上的情況.對於你的供給商.多多少少會有懶皮的時候.沒有幾個公司能做到百分百.也要了解供給商的負責人.和他們上級性格與聯繫方式.由於有時候可能在放工時候會有用的.同時也要了解供給商的生產能力.如下幾點： 1.瞭解自己 2.瞭解供給商 3.瞭解訂單的急的程度. 4.瞭解與供給商各種聯繫方式 5.隨時要知道自己催貨的訂單內容.buyer.top-sales.com.cn 6.對自己抽所負責的產品也要有了解.與熟悉. 7.先軟後硬.做事不要怕，還有主管呢.搞不定及時上報.千萬不要做老好人. 自己承擔. 8.説話時講究技巧.不要一張口我的貨呢？.你還與他們不熟悉.先聊聊天.套個近乎. 9.發脾氣不好，催不到貨時更要把住.鎮靜才是你想要的. 10.催不到貨時，首先要告訴你的上級而不是生產部分經理. 11.你拿供給商沒有辦法時，你交給上級.同時鄰聽你上級是怎樣跟供給商講的.不要忘記時時刻刻往學習喲. 12.多多與生產部分和業務溝通. 採購催貨，無非鑑於兩種情況： 1.供給商已經交貨延誤或者即將延誤； 2.企業要求供給商提前交貨。
前者屬於供給商違約，後者屬於企業違約。無論是那種情況，其本質上屬於交貨方面的衝突處理。
而交貨方面的衝突需要採購員根據不同的情況，通過競爭、合作或者讓步三種方式催貨函英語，爭取最好的處理結果。而無論採用哪種方法，積極有效的溝通是關鍵。
實際工作中催月經提早的方法，催貨主要是通過溝通的渠道進行催貨函，溝通的方式有電話、電子郵件、電話會議。一個優秀的採購員必須具備優秀的溝通技巧和能力，不僅能夠與供給商進行及時、有效的溝通，而且還需要能與內部成員溝通。
對於大部分跨國企業而言，有兩類供給商：外部供給商和內部供給商，內部供給商是指團體內部成員公司。最讓採購員頭疼的催貨是與內部供給商的溝通催貨範本，由於這些供給商大多是很強勢，配合度普遍差。
以下方法可以鑑戒： 1.做好訂單的初期、中期、後期跟蹤（3 期跟蹤），是預防交貨延誤的最有效保障： 1.1 初期跟蹤主要是取得書面的訂單確認。這點很重要，一旦發生延期交貨催貨函樣本，供給商會有責任感和歉疚感。
1.2 中期跟蹤是指在lead time 中間段催吐方法，書面詢問並取得交貨狀態確認。大多數交貨延期實在都可以在中期跟蹤時得到發現，這個時候採取溝通，往往能消除終極的延期交貨風險。
一旦真的碰到無法避免的交貨延期題目，採購員也可以及時知會相關部分提前採取措施催吐的方法，避免被動。 1.3 後期跟蹤一般是在交貨前 1 周進行，主要用於確認具體貨物備妥日期、安排提貨，同時也可以防止漏貨現象（當一個訂單有很多項物料時）。
2.逐級申訴，是解決危機的有效手段： 2.1 一般是與供給商的經辦人交涉，當交涉無法取得效果時，就需要將溝通的電子郵件抄報給供給商經辦人主管以及採購員自己的主管； 2.2 假如對方主管仍然不參與，立即請求自己的主管出面協調。這樣不僅有利於題目的解決採購方法，同時也為自己找好退路，不至於一個人承擔萬一不能及時交貨的責任。
2.3 逐級申訴也能讓採購員在供給商心目中樹立權威，同時這種做法會讓自己的主管感受到他的重要性以及你對他的信任與依靠，進而會更加欣賞你。 3.對事不對人，是催貨溝通中的尊重原則。
千萬不要盛氣凌人自以為是，要傾聽對方的解釋並要求提供最好的建議方案簡單催旺桃花運方法，尤其是在用電子郵件溝通時，更需要留意用詞的禮節性和標準，防止被對方捉住痛處或者讓自己主管陷進參與的被動。
