1、情況説明的寫法，要注意標題、稱呼、正文、落款的要求，實事求是地將説明的事情寫清楚，並説明自己的目的。
2、説明：機關實用文體寫作常用的基本表達方式，有：概説、界説、解説。
3、概説：是指對客觀事物進行的總體性、概括性的介紹解説。解釋清楚：説明原因。也指解釋的話：產品使用説明。證明：這一結果充分説明他們的判斷是準確的。
4、解説：是一種解釋説明事物、事理的表述法。它往往用言簡意明的文字，把事物的形狀、性質、特徵、成因、關係、功能等解説説清。它是説明文的主要表述方法。議論文和記敍文中也常用到。解説的方法有概括解説、定義解説、分類解説、舉例解説、比較解説、數字解説、圖表解説、引用解説等。
