1、首先需要有一個稱呼，這是很重要的；
2、正文直奔主題，將情況説明清楚；
3、總結自己第二段的內容，最好是做一個解釋説明；
4、要標明特此説明，這也是很重要的；
5、要有落款名稱，並且要標註好時間。
比如以下這篇範文：
學生證收回説明
____：
我已於____年____月在________師範大學順利畢業，並取得畢業證書。就讀期間辦理的學生證在畢業前已由________師範大學統一收回，故現在只能提供畢業證複印件，無法再提供學生證原件。
特此説明。
説明人：________
____年____月____日
