文件掃描意思是用掃描儀或者照相機將紙質的文件資料掃描後生成的電子圖片。 電子版掃描件便於攜帶，只需要放在手機裏或者U盤裏，直接交給別人，避免了紙質笨重和不易攜帶的缺點。更方便保存，防止了紙質不易保管，容易丟失的煩惱，是各企、行政事業單位進行材料保管的發展方向。
電子文件是由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數字文件”。這是電子文件與以往所有其他形式文件的基本區別，也是電子文件信息與其他數字信息的共同點。數字信息使用0和1兩種兩種數碼的組合來記錄信息，每一個0或1叫做1個比特，需要記錄的信息用一串比特存儲於計算機存儲器（包括內存儲器和各種外存儲器）中，並可通過通信網絡進行傳輸。
