在下列三種情況下使用報告：一種是彙報工作屬於彙報性的；一種是反映情況，提出意見或建議的，屬於反映性的；一種是答覆上級機關的詢問，屬於回覆性的。
報告的標題：機關名稱+報告事由+文種。主送機關：頂格寫。開頭：回覆性的-- 根據**指示或要求，我們怎麼處理的，結果如何，現將**報告如下。反映性的-- 簡述基本情況（最近一段時間）、提出寫作目的。彙報性的-- 先簡述基本情況，説明取得了一定的進展，現將有關情況報告如下。
報告的內容主體：一般為四部分：1.基本情況。不論是彙報工作、還是反映情況，答覆上級的詢問，均應實事求是地將具體情況交代清楚，以便上級瞭解下情，並以此作為依據，妥善地予以處理和指導。2.存在問題（或具體意見）。呈報性報告寫存在問題，以便於上級瞭解工作進展的情況，同時為報告的下一部分內容（提出要求）打下基礎；呈轉性報告也要根據基本情況提出具體處理意見或解決辦法，以供上級機關參考。3.具體要求或措施。即對今後工作的設想，提出要求或準備採取的措施。4.結語。報告的結語，要根據報告的性質和內容而定，不能千篇一律。報告的結語一般用“特此報告”、“以上報告，如無不妥，請批轉有關部門貫徹執行”、“以上報告，請審閲”等字樣。但也有的報告結尾不寫這些用語。
回覆性的-- 處理好的、效果會令上級領導滿意的，就主要寫處理的經過，在其中流露出對這項工作的重視、對待工作的態度、工作熱情和責任感以及工作能力；如果是沒有處理好的，效果上級不滿意的，則除了寫處理情況、表示重視和認真對待以外，又要寫意見，即分情況、問題及問題分析兩部分，讓上級瞭解全面情況和問題的複雜。反映性的-- 如果是發展變化快的，急於上報的，就以寫情況為主。如一些惡性事件，要報告起因、經過、事態現狀；有一些比較複雜的情況，則歸納為幾個方面，分項細説現象和實質。如果是發展變化緩慢的，需要寫情況、原因、意見或建議。彙報性的-- 先寫工作成績、工作體會，然後寫存在的問題、今後的工作思路和安排。
2.回覆函的寫法函是一種在同級機關之間、不相隸屬機關之間經常使用的公文，主要適用於相互商洽工作、詢問和答覆問題。向沒有隸屬關係的業務主管機關請求批准某一事項時也用函，不用請示，例如某單位向某高校請求代培技術人員，應向該高校發函聯繫。由於上下級機關之間也可以就某些具體的事項用函來聯絡溝通、諮詢答覆，所以函在實際工作中其實是一種不受嚴格的行文關係限制的文種。
函有公函和便函之分。公函涉及的事項一般都是比較重要的，所以行文鄭重，多采用正式公文格式發函。便函用於一般事務，如同日常寫信，格式簡便，用帶抬頭的信箋紙、落款處加蓋公章就可以了。
函有去函和覆函之別，這是從行文方向上來看的。如果根據行文宗旨，也可以將函分為商洽函（聯繫工作、商洽合作）、詢問函（諮詢問題）、答覆函（答覆詢問）、請批函（請求批准某個事項）、通報函（通報情況、告曉事項，類似周知性通知）、邀請函（邀請參加會議或活動等）等。
函的正文分三個層次，一是發函原因，即因何事致函。如果是答覆函，答覆公函時通常採取引用來函發文字號或發函日期來代指對方來函主題的寫法，比如“你單位XX[XXXX]X
號函悉”、“貴單位XXXX年X月X日來函收悉”。二是具體事項，內容較多時可以分條列項陳述，答覆函則應根據對方來函內容逐一答覆清楚。三是結束語。去函的結束語常用“特此函達”、“盼復”、“專次致函，見覆為荷”等；覆函的結束語常用“特此函覆”、“此復”等。便函還可以用“此致 敬禮”結束，但公函不用這種表示方法
3.回函範文怎麼寫回覆格式結構：
1、在信的開頭
寫明發信的原因，總結髮信的目的和依據。然後用過渡性的詞語“回覆如下相關事項”來引起以下情況。在理由部分，應首先引用信函的標題和編號，如“年月日收到貴公司來函”或“來函編號*編號”，再以“經研究確定答覆如下”為過渡語。
2、主題
正文是覆函的核心部分，要用簡明、恰當的語言把要告訴對方的問題和意見説清楚，使對方在收到信後能迅速瞭解來函的意圖，準確反映和描述清楚。答覆應該有針對性。
3、在文章的最後
禮貌語言通常用來回應對方，如給予支持、幫助或合作，或提出希望和要求。
4、結語
一般為"此復"、"特此函覆"等慣用語。
5、落款
由發證機關和書面日期組成，發證機關應當填寫全稱或者標準化縮寫。書寫日期應以中文書寫，並加蓋公章。
擴展資料：
範文：
（發文單位名稱 ） 關於 （發文事由） 的覆函（文種）
***:
（單位） 關於 （來函的標題） 的來函收悉。 （有關工作） 計劃，經（單位）上報已下發到 （有關單位貨部門） 。關於 （具體計劃或工作問題），要求應按照 （工作執行標準）的計劃形式，要 （向有關部門） 説明。
因此，關於 （發文的事由）問題，應以 （工作計劃或標準） 計劃為準
***（公章）
*年*月*日
4.怎樣寫回復報告接受執筆寫回復報告的同志先要仔細閲讀上級機關發來的信件，搞清楚詢問的主要問題及其目的。而後再問清本單位領導對此問題的答覆意見。此時，如果你所掌握的情況足以答覆上級機關所提問題就可以起草寫回復報告了，要是你心中還沒有t一分把握，就向有關單位或個人進行必要的調查研究，力求做到實事求是，回覆恰當。
寫回復報告用詞造句要肯定、周全，不能模稜兩可。這樣做有利於上級機關對問題作出迅速正確處理。
執筆人要掌握回覆報告的結構方法。回覆報告由如下幾部分組成：
第一部分，標題。例如，《關於陸溝鄉張六超生情況的回覆報告》，用一個表示範圍的“介詞結構”的形式加以表達，在“回覆報告”四字前面寫進回覆的主要內容，讓人一看標題就知道是對什麼事情的答覆。
第二部分，稱呼。寫來信或派人來詢問情況的上級機關或領導人姓名和職務。寫在標題下空一行，頂格寫，後加冒號（：），如 "xx市計劃生育委員會張鍾主任：”。
第三部分，正文。回覆的主要內容就寫在這裏。寫法是：先寫什麼時間收到了瞭解情況的信或見到了派來進行了解和調查情況的同志。接下去用一句話提一下要回復的問題。再寫一兩句答覆前的準備工作。這三句話由一小段文字組成，這算一層意思。第二段寫回復的全部內容。如果事件簡單隻用一段文字表達就可以了；假如事情複雜，可分若干段來寫。這部分內容和請示、情況報告不同的地方在於，它必須針對領導機關所提問題進行回答。與所問無關者不要寫。如感到有些情況需要讓上級領導瞭解時，可在必要的地方插進去，但要作出一些説明。在這部分最後，要用一段文字寫上“以上回復，如不當或不足，請指示”的話，“指示”二字後用句號（。）。
第四部分，署名和日期。位置在正文後第三、四行處，分兩行寫。如果瞭解情況的上級機關不止本部門或單位（如不是本校本廠）要寫上單位名稱的全稱。
