電子文件管理省略搜索環節。
當用户需要一個文件操作時，可通過該表的一個索引指定文件，因此省略了搜索環節。
當文件不再使用時，進程可以關閉它，操作系統從打開文件表中刪除這一條目。
文件管理是操作系統的五大職能之一，主要涉及文件的邏輯組織和物理組織、目錄的結構和管理。
所謂文件管理，就是操作系統中實現文件統一管理的一組軟件、被管理的文件，以及為實施文件管理所需要的一些數據結構的總稱（是操作系統中負責存取和管理文件信息的機構）。
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電子文件管理的五個環節？電子文件管理省略搜索環節的。
關於電子文件管理的五個環節以及電子文件管理的五個環節，電子文件管理應遵循什麼原則，電子政務中文件管理工作必須遵循的原則是什麼，電子文件管理的階段，電子文件管理的基本原則等問題，農商網將為你整理以下的生活知識：
電子文件的管理原則是什麼電子文件的管理原則如下：
管理電子文件需要遵循的基本準則。
主要有：
(1) 全程管理原則，即對文件從產生到永久保存或銷燬的整個生命週期進行全程管理。
(2) 前端控制原則，即將管理工作前移，對電子文件的形成和現實使用階段實行有效控制，這是實現電子文件全程管理的重要保障。
(3) 集成管理原則，即對與電子文件生成、運行、保管等管理活動有關的要素進行合理的互聯與組合，實現管理系統的整體優化。
(4) 動態管理原則，即對電子文件的運動過程加以適時監控，以保證管理目標的實現。
(5) 注重效益原則，即在管理過程中注重投入產出比，力求管理效益的最大化。電子文件管理的五個環節
電子文件管理省略搜索環節。
當用户需要一個文件操作時，可通過該表的一個索引指定文件，因此省略了搜索環節。
當文件不再使用時，進程可以關閉它，操作系統從打開文件表中刪除這一條目。
文件管理是操作系統的五大職能之一，主要涉及文件的邏輯組織和物理組織、目錄的結構和管理。
所謂文件管理，就是操作系統中實現文件統一管理的一組軟件、被管理的文件，以及為實施文件管理所需要的一些數據結構的總稱（是操作系統中負責存取和管理文件信息的機構）。電子文件的歸檔管理有哪些具體要求？
電子文件的歸檔管理具體要求
電子文件歸檔的總要求：文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑑定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，並按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限的脱機載體上。
具體要求：
（1）凡在網絡中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔；
（2）把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閲使用，一套異地保存。
對於加密電子文件，則應在解密後再製作拷貝；
（3）推薦採用的載體，按優先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。
不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體；
（4）存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標籤，標籤上應註明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔後電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態；
（5）特殊格式的電子文件，應存儲載體中同時存在相應的查看軟件；
（6）將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他説明等一同歸檔，歸檔電子文件應以盤為單位填寫；
（7）對需要長期保存的電子文件，應在每一個電子文件的載體中同時存有相應的機讀目錄；
（8）歸檔完畢，電子文件形成部門應將存有歸檔前電子文件的載體保存至少一年。
簡答電子公文處理過程的五個環節
電子公文處理過程的五個環節包括數據歸集、文件收集、文件整理、文件移交和檔案接收。處理過程採用全面溝通的處理程序，就是上下左右全方位溝通，相互匹配；採用自動生成的處理程序，就是實現公文格式自動生成。一是各類文種格式的自動生成，二是16個格式要素的自動生成；採用高效運作的處理程序，就是多功能高效運作。在收文階段，祕書部門對來自多方位的公文，通過計算機對登記、分發、閲審、辦理、歸檔五個環節自動進行顯示、排序、查詢和流程跟蹤。
《中華人民共和國數據安全法》
第三條
本法所稱數據，是指任何以電子或者其他方式對信息的記錄。
數據處理，包括數據的收集、存儲、使用、加工、傳輸、提供、公開等。
數據安全，是指通過採取必要措施，確保數據處於有效保護和合法利用的狀態，以及具備保障持續安全狀態的能力。第六條
各地區、各部門對本地區、本部門工作中收集和產生的數據及數據安全負責。
工業、電信、交通、金融、自然資源、衞生健康、教育、科技等主管部門承擔本行業、本領域數據安全監管職責。
機關、機關等依照本法和有關法律、行規的規定，在各自職責範圍內承擔數據安全監管職責。
國家部門依照本法和有關法律、行規的規定，負責統籌協調網絡數據安全和相關監管工作。
電子文件如何管理
檔案的本質屬性是原始記錄性，這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如，當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案具有法律憑證的作用。但是在在OA辦公自動化系統中，電子文件的原始性卻很難得到體現。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定，電子文件能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等等，已經成為檔案界的新課題。 依據國家有關標準，結合本單位的實際情況，從檔案管理的基本規律和計算機技術的特點出發，制訂歸檔電子文件管理辦法是當務之急。制訂一個包括電子文件的形成、積累、整理、鑑定、歸檔、利用、統計、保護等內容的管理辦法，以確保真實、有效地把好歸檔電子文件的質量檢驗關，從歸檔電子文件的特點出發研製歸檔電子檔案管理系統軟件。 制訂管理辦法要注意的問題 電子文件的存儲載體問題。電子文件的存儲載體有多種，如，磁帶、磁盤、光盤等。光盤與磁帶、磁盤相比，其特點是：記錄密度高、存儲量大；非接觸式記錄和信息讀取方式；數據傳輸率高；存取速度快；易保存。因有保護層，信息讀出為無接觸式的，不存在讀取磨損，所以盤片不易損壞。根據這些特點，目前使用光盤作為電子文件歸檔的載體比較合適。儘管它的標準不夠完善，但隨着技術的發展，相信在不久的將來，有關光盤的標準會陸續出台。所以在當前選擇光盤作為電子檔案存儲載體最為合適。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。在條件允許時，及時將軟磁盤更換為光盤載體長期保存。 紙質檔案與電子檔案長期並存在保持一致的問題。兩種不同載體檔案的特點，可概括為兩句話：紙質檔案便於長期永久保存，而利用較不方便；電子檔案便於利用，但難於永久保存。鑑於這種局面，兩種載體檔案會在一定時期內長期並存。普遍做法是“雙套制”，即在保存電子文件的同時，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質文件保存。兩種載體檔案並存特別要注意兩種檔案的一致性，在電子檔案著錄、編號、簽署、更改、更新時更應注意保證電子檔案與紙質檔案對應相符。 電子文件的安全問題。一是電子文件歸檔時，把屬於一般性的電子文件，轉換成各種平台都能使用的文本文件的格式，以不變應萬變，消除由於技術演變所帶來的影響。特殊格式電子文件，應在存儲載體中同時存有相應的瀏覽軟件。二是使用“只寫一次式光盤加背書”方式製作歸檔原件，確認其內容信息的原始性。歸檔前電子文件內容的原始性由歸檔人負責，歸檔後的原始性由檔案室負責，為了分清責任，最理想的辦法是雙方在不可更改的載體上簽字，而這種光盤的同一處刻錄軌跡只能寫入一次，這就是“只寫一次式光盤加背書”。也可以只讀光盤、電子簽名、數字水印、條碼、數字時間印章法等來確認電子文件內容信息的原始性。三是在網絡環境中，可採用一種既能確認發件人身份，又能保密保安全的“公用密鑰數字簽名技術”。還可採用防火牆技術、網絡安全檢測、大眾身份認證系統、數據加密技術等措施來保證網絡安全。當然這都很難達到徹底的安全。四是利用中的安全措施：設置分級查詢權限密碼並定期或不定期地更改，屬於保密範圍的信息內容的複製拷貝更要嚴格控制。系統對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，並自動進行相關的記錄，作為利用工作查證的依據。而且利用系統應有較強的容錯能力，避免由於誤操作所帶來不可挽回的損失。 電子文件的鑑定問題。一是入口關，即在檔案部門接受電子文件是要檢驗每個文件能否被正常讀出、打開或運行；有無感染計算機病毒；內容是否完整，是否與歸檔移交清單或文件機讀目錄相一致等。二是定期檢查關，即對歸檔後的電子文件建立定期檢查的制度，數據類電子文件檢驗能否被正常讀出，程序類電子文件檢驗能否被正常運行。對於磁性載體一般應每兩年、光盤每四年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不少於10％；對於磁性載體每四年拷貝一次，並建立對電子文件的檢查、維護、拷貝等操作過程進行登記制度，避免發生人為的誤操作或重複勞動。轉儲後的載體與原載體同樣編號保存。三是利用關，即在平時提供利用時，一旦發現有文件損壞或感染計算機病毒，立即要對該載體內存儲的所有文件進行檢驗，及時採取措施修復損壞的文件。還要注意更新殺病毒軟件。 同時，還要把電子文件歸檔與電子檔案管理所需要的計算機系統軟件的開發和硬件的配合納入到下一階段檔案室檔案管理系統的建設規劃中去，為接受電子文件做好物質和精神準備。
電子文件的歸檔管理有哪些具體要求？
電子文件的歸檔管理具體要求
電子文件歸檔的總要求：文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑑定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，並按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限的脱機載體上。具體要求：
（1）凡在網絡中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔；
（2）把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閲使用，一套異地保存。對於加密電子文件，則應在解密後再製作拷貝；
（3）推薦採用的載體，按優先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體；
（4）存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標籤，標籤上應註明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔後電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態；
（5）特殊格式的電子文件，應存儲載體中同時存在相應的查看軟件；
（6）將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他説明等一同歸檔，歸檔電子文件應以盤為單位填寫；
（7）對需要長期保存的電子文件，應在每一個電子文件的載體中同時存有相應的機讀目錄；
（8）歸檔完畢，電子文件形成部門應將存有歸檔前電子文件的載體保存至少一年。
檔案電子化管理辦法 電子文件歸檔與電子檔案管理辦法
電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲於磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等設備閲讀、處理並可以在通信網絡上載遞的文件。歸檔，指將處理完畢且具有保存價值的事情或文件經系統整理後交檔案室(館)保存備案(備查)的過程。下文是關於電子文件歸檔與電子檔案管理辦法，歡迎閲讀!
電子文件基本特徵
第一，電子文件是由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數字文件”。這是電子文件與以往所有其他形式文件的基本區別，也是電子文件信息與其他數字信息的共同點。數字信息使用0和1兩種兩種數碼的組合來記錄信息，每一個0或1叫做1個比特，需要記錄的信息用一串比特存儲於計算機存儲器(包括內存儲器和各種外存儲器)中，並可通過通信網絡進行傳輸。
第二，電子文件是文件的一種類型，應該具有文件的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。這是電子文件與其他數字信息的基本區別，也是電子文件與其他形式文件的共同點。
從邏輯上説，電子文件是“數字信息”和“文件”兩個概念的交集，它是具有文件特徵的數字信息，又是以數字信息為特徵的文件。
電子文件歸檔與電子檔案管理辦法
1.總 則
1.1 對電子文件的形成、積累、鑑定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，應當由主管部門統一協調，指定專門機構或人員負責，保證管理工作的連續性。
1.2 電子文件形成部門負責電子文件的積累、保管和整理工作，檔案部門要進行指導與監督。
1.3 電子文件的管理由檔案部門負責，電子文件形成部門要提供協助和支持。
1.4 應明確規定歸檔時間、歸檔範圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等，以保證電子檔案的質量。
1.5 為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其信息的真實性、安全性和完整性。
1.6 歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，則應在內容、相關説明及描述上保持一致。
1.7 具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質文件等硬拷貝一併歸檔。
2.電子文件的收集與積累
2.1 收集範圍。電子文件的收集範圍，按國家關於文件歸檔的現行有關規定執行。
2.2 收集積累要求
2.2.1 記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質時，如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，確定是否保留。
2.2.2 保存與紙質等文件內容相同的電子文件時，要與紙質等文件之間，相互建立準確、可靠的標識關係。
2.2.3 在“無紙化”計算機辦公或事務系統中產生的電子文件，應採取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲於能夠脱機保存的載體上，井對有檔案價值的電子文件製作紙質或縮微膠片拷貝件保留。
2.2.4 用文字處理技術形成的電子文件，收集時應註明文件存儲格式和屬性。
2.2.5 用掃描儀等設備獲得的圖象電子文件，如果採用非標準壓縮算法，則應將相關軟件一併收集。
2.2.6 用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應注意其對設備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關軟件和各種數據。
2.2.7 用視頻設備獲得的動態圖象文件，收集時應注意收集其壓縮算法和軟件。
2.2.8 用音頻設備獲得的文件，收集時應注意收集其屬性標識和相關軟件。
2.2.9 由計算機多媒體技術製作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時應注意參數準確、數據完整。
2.2.10 通用軟件產生的電子文件，收集時應注意收集其軟件型號和相關參數。專用軟件產生的電子文件，收集時必須連同專用軟件一併收集。
2.2.11 計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的各類參數、管理數據等應與電子文件一同收集。
2.3 收集、積累方法
2.3.1 及時按照要求製作電子文件備份。
2.3.2 每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
2.3.3 電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。
2.3.4 電子文件登記表如果製成電子表格，應與備份文件一同保存，並附有紙張打印件。
2.3.5 電子文件性質代碼：R—草稿性電子文件;U—非正式電子文件;O—正式電子文件;N—無紙電子文件;T—文本文件;I一圖象文件;G—圖形文件;V一影像文件;A—聲音文件;M—多媒體文件;P—計算機程序;D—數據文件。
3.電子文件的整理
3.1 電子文件的整理，應按內容、保管期限、密級等因素相對集中。
3.2 電子文件應按《檔案著錄規則》著錄，並製成機讀目錄。
3.3 歸檔電子文件應填寫登記表。
4.電子文件的歸檔。應定期把符合歸檔條件的電子文件，按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脱機載體。
4.1 歸檔範圍電子文件的歸檔範圍的劃分，可參照國家關於文件的現行有關規定執行。
4.2 歸檔時間邏輯歸檔應實時進行，物理歸檔應定期完成。
4.3 檢測在進行電子文件歸檔工作時，應按其基本技術條件進行檢測。其內容包括：硬件環境的有效性、軟件環境有效性及其信息記錄格式等。
4.4 歸檔前的鑑定電子文件的歸檔鑑定工作，參照國家關於文件的現行有關規定執主，鑑定結果，在電子文件的機讀目錄上製作相應的標只。
4.4.1 有效性和完整性鑑定。歸檔前應由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進行審核，並由負責人簽署意見。如果文件形成單位採用了某些技術方法保證電子文牛的有效性和完整性則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。
4.4.2 保管期限的劃分。電子文件保管期限的劃分，參照國家關於文件的現行有關規定執行。
4.5 歸檔要求
4.5.1 把帶有歸檔標識的電子文件集中，製成歸檔數據集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閲使用。必要時，複製第3套，異地保存。對於加密電子文件，則應解密後再完成上述工作，
4.5.2 本標準推薦採用的載體按優先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文牛長期保存的載體。
4.5.3 存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標籤，標籤內填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環境
4.5.4 將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他説明等一同歸檔並附歸檔電子文件登記表。
4.5.5 需要長期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上如果是自行開發的應用軟件，也應將軟件及相關數據存在同一載體上。
4.5.6 原電子文件數據集載體在完成電子文件歸檔後，保留時間至少1年。
4.5.7 在網絡中進行了邏輯歸檔操作的電子文件應按上述歸檔過程完成物理歸檔。
5.電子檔案的移交與保管。電子文件歸檔後按有關規定移交至檔案保管部門，作為電子檔案進行保管。
5.1 檢驗
5.1.1 檔案保管部門應配備相應的處理設備，以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均應接受檢驗，合格率應達到100%。與紙質檔案同時保存的電子檔案可採取抽樣檢驗的方法樣本數不少於總數的20%合格率應達到100%。
5.1.2 檢驗項目。
5.1.2.1 載體有劃痕，是否清潔。
5.1.2.2 有無病毒。
5.1.2.3 核實電子檔案的完整性和有效性審核手續。
5.1.2.4 核實登記表、軟件、説明資料等是否齊全。
5.1.3 將檢驗結果填人電子檔案人庫登記表。檢驗有合的，應退回形成單位，重新制作。
5.2 移交手續驗收合格後，檔案保管部門在電子檔案人庫登記表上簽字蓋章。一式2份，一份交電子文件形成單位一份自存。
5.3 保管要求電子檔案保管除應具備紙質檔案一般的要求外，還應符合下列條件。
5.3.1 歸檔載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄塗層。載體應直立存放，做到防塵、防變形。
5.3.2 環境温度選定範圍: 14℃— 24℃;相對濕度選定範圍：45%—60%。
5.3.3 存放時應注意遠離強磁場，並與有害氣本隔離。
5.3.4 電子檔案在形成單位的保管，也應參照上述條件。
5.4 存效性保證
5.4.1 每滿1年，對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設備更新情況進行一次檢查登記。
5.4.2 每滿2年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低於10%如發現問題應及時採取恢復措施。
5.4.3 設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應進行電子檔案的載體轉換工作，原載體同時保留時間不少於3年。
5.4.4 磁性載體上的電子檔案，每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少於4年。
5.4.5 定期檢驗結果應填人電子檔案管理登記表。
5.5 利用
5.5.1 電子檔案的封存載體不得外借。
5.5.2 利用時使用拷貝件。
5.5.3 利用時要遵守保密規定。
5.5.4 利用者對電子檔案的使用應在權限規定範圍之內。
5.5.5 具有保密要求的電子檔案上網時必須符合國家或部門有關保密的規定，要有穩妥的安全保密措施。
5.6 電子檔案的銷燬鑑定。
5.6.1 電子檔案的銷燬鑑定，按國家現行有關規定執行。
5.6.2 電子檔案的銷燬，應在辦理審批手續後，方可實施。
5.6.3 非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬於保密範圍的電子檔案被銷燬時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷燬並在網絡中徹底清除。
5.7 統計檔案保管部門應及時按年度對電子檔案的保管，利用等情況進行統計。
看了“電子文件歸檔與電子檔案管理辦法”還看了：
1.淺談建設工程電子檔案的特點與管理
2.淺談電子化檔案管理論文
3.企業檔案管理規定
4.檔案管理工作心得3篇
電子文件歸檔和電子檔案管理規定
法律分析：
1、合同應交由企業檔案管理部門進行歸檔，檔案管理一般為法務部門或行政部門。 為保穩妥，建議企業每個合同至少應留存兩份原件，並分別放置兩個地方留存。 2、合同登記的項目應由企業的業務部門與歸檔部門一同彙總，共同完成登記工作。 有些企業僅登記合同中的收、付款信息，這是遠遠不夠的，登記應至少包括對方主體信息、主要項目內容、本企業合同負責人、對方合同負責人、主要權利義務履行期限、付款節點、收款節點、涉及資產購買的還應進行資產登記。
3、合同歸檔之前進行掃描，留存合同電子版，做到紙質文件與電子文件的統一。 日後非必須使用原件時，查詢電子版本即可。
4、建立客户檔案信息。 通過簽署合同得知的客户信息進行彙總，方便日後查詢。
法律依據：
《合同保管歸檔規定》
第六條 凡屬企業歸檔範圍的文件材料，必須按有關規定向本企業檔案部門移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。
第七條 企業檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。
論述電子文件的管理原則？
電子文件全程管理原則。電子文件管理必須遵循全程管理的原則，就是要在從文件產生到永久保存或銷燬的整個生命週期進行全程管理。
①電子文件的全程管理是一種全面的管理，涉及流程、管理規則、管理方法以及質量要求，旨在建立一個涵蓋電子文件全部管理活動的管理、目標體系、制度體系、程序體系和技術方法體系；
②電子文件的全程管理是一種系統的管理，建立在“大文件”的概念基礎之上，注重電子文件生命週期內各個階段所有管理活動和管理要素；
③電子文件的全程管理是一種過程的管理，是通過過程控制實現結果控制。對電子文件生成、流轉、利用、保管等每一項具體管理內容的實施過程監控。
在電子文件整個生命週期中，電子文件經歷哪些環節，涉及電子文件的真實性
看你用得是什麼軟件管理文件，易度文檔管理系統提出的是全生命週期的管理，從文件的產生，到過程中的修改和使用，再到最後的失效、刪除或者存檔都進行了有效和安全的管理，所以基本可以説沒影響。
我國電子文件管理法制建設應堅持哪些原則
一．電子文件的全程管理原則
即從文件產生到永久保存或銷燬的整個生命週期中進行全程管理。
全程管理是一種全面的管理 、一種系統的管理、一種過程管理 。 它涉及電子文件的流程、管理規則、管理方法以及質量要求， 在“大文件”的概念基礎之上，注重電子文件生命週期內各個階段所有管理活動和管理要素的統籌兼顧，強調各項管理內容和要求的無縫鏈接、系統整合和總體效應。從而建立一個涵蓋電子文件全部管理活動的目標體系、程序體系和技術方法體系。 這個體系是通過過程控制實現結果控制，是一種過程管理。在這個過程中需要不斷的發現和糾正失誤，不斷調整管理策略。將電子文件重要屬性和有效管理過程的信息都記錄在案，以證實電子文件在管理系統中的運轉狀況，確保電子文件的管理質量。
二．電子文件的前端控制原則
（一）文件的過程分化
前端控制是現代文件、檔案管理理念的重要內容，它以文件生命週期理論為基礎，把文件從形成到永久保存或銷燬的不同階段看作一個完整的過程。在這個過程中，又分為前端、中端、末端。
前端：文件的形成 中端：文件的具體管理 末端：文件的留存和銷燬
（二）文件的前端控制
前端控制是對整個電子文件管理過程的目標、要求和規則進行系統分析、科學整合，把需要和可能在文件形成階段實現或部分實現的管理功能儘量在這一階段實現。是實現電子文件全程管理的重要保障，是全面、系統、優化思想的集中體現。這一原則在紙質及其它載體
文件、檔案管理中是有效地，在電子文件管理中更是至關重要。它的必要性體現在以下兩個方面。
1．前端控制是確保電子文件真實可靠、完整安全、長期可讀的有效策略。在電子文件形成初期便要保障電子文件的安全、可靠、完整、可讀、防止其被破壞。要確保電子文件的真實性就是要保障文件的內容、結構和背景信息經過傳輸、遷移等處理後依然保持不變，與形成時的原始狀態一致。要保證文件的產生過程和產生之後的真實性。
2．前端控制是優化管理功能，提高管理效率的科學理念。電子文件管理系統不應是對手工管理流程的簡單模擬，而應該本着更科學、更合理、更有效的原則對以往的文件、檔案管理進行“業務流程重構” ，以便減少乃至消除文件、檔案管理全程中各個管理環節的重複、疏漏和牴牾，從而達到功能合理，效率最高。
三．電子文件的集成管理原則
集成管理是指對管理要素的科學重組。電子文件的集成管理是將與電子文件生成、運行、保管等管理活動有關的要素進行合理的互連與組合，形成具有要素羣結構的管理體系的過程。
集成管理是全程管理思想的延伸和深化，它要求不僅關注文件流，也要關注與文件流相關的業務流，關注其他信息流的統籌兼顧、功能整合，鮮明地體現了開放式、集約式的管理理念。
具體説來，電子文件的集成管理原則在本系統中主要體現了以下三方面的內容：
（1） 文件流於業務流的集成
文件流與業務流的結合程度應該是衡量電子文件管理質量的一個重要標準。文件流和業務流的集成思想不僅應體現在機構電子文件的管理理念、管理和管理方法之中，最終應體現在機構電子文件管理系統對電子文件流與業務流的一體化整合上。
（2） 文件流與其他信息流的集成
文件信息和非文件信息在內容上有互補性，在管理流程和技術上有許多相通之處，集成管理就是要打通它們之間的可通之處，連接它們之間的可連之處，實現最大限度的信息共享和知識挖掘。
（3） 文件流內部管理活動的集成
電子文件管理的各項具體業務應該並儘可能根據其內在關聯性而得以整合或集成，如歸檔與整理、鑑定、著錄的結合等。這一思想使得我們在構造系統時，雖然在管理數據是分門別類的進行管理，但信息是一體化的，從而避免的信息“死角”，使需要查找的信息都能找到。
四。電子文件動態管理原則
動態管理是指對電子文件全程加以監控，以動態適應性管理措施實時應對電子文件生成、運轉、利用過程中發生的變化和對管理工作提出的新要求，以保證管理目標的實現。
五．電子文件的注重效益原則
效益就是投入產出比，成功的管理應該有助於提高該項活動的效益。
在當今的網絡環境下,電子文件在檢索、存儲容量以及資源共享等方面優於紙質檔案,成為了現階段檔案存在的一種主要形式之一,且有取代紙質檔案的趨向,這種性的變化給檔案管理工作注入了新鮮的活力,我們應該針對電子文件的特徵探究電子文件的利用效益。對於電子文件,我們要更新觀念,突破傳統的效益觀,充分開發電子文件信息資源自身產生效益的潛力,使檔案事業在電子時代得到進一步發展。
電子文件歸檔與管理規範 [淺談電子文件與歸檔]
摘 要：電子文件越來越成為現代文件的重要形式。由於電子檔案管理與傳統的紙質檔案管理在理論、方法、標準等方面的不同，所以研究電子文件的特點，制定歸檔管理的對策，就顯得越來越重要。
關鍵詞：電子文件；檔案管理；紙介質；歸檔
電子文件以其載體和載體與信息結合方式的特殊性對傳統檔案保護理論造成很大的衝擊，電子文件與傳統紙質檔案在保護技術上有很大的差別，這些差別將是電子時代檔案保護技術的新領域。
1、電子文件的定義
電子文件是指在數字設備及環境中形成，以數碼形式存儲於磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閲讀、處理，並可在通信網絡上載送的文件。
2、電子文件的兩個基本特徵
2.1電子文件是由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數字文件”。這是電子文件與以往所有其他形式文件的基本區別，也是電子文件信息與其他數字信息的共同點。數字信息使用0和1兩種兩種數碼的組合來記錄信息，每一個0或1叫做1個比特，需要記錄的信息用一串比特存儲於計算機存儲器（包括內存儲器和各種外存儲器）中，並可通過通信網絡進行傳輸。
2.2電子文件是文件的一種類型，應該具有文件的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。這是電子文件與其他數字信息的基本區別，也是電子文件與其他形式文件的共同點。 從邏輯上説，電子文件是“數字信息”和“文件”兩個概念的交集，它是具有文件特徵的數字信息，又是以數字信息為特徵的文件。
3、 電子文件的真實性、完整性和有效性保證
3.1應建立規範的制度和工作程序並結合相應的技術措施，從電子文件形成開始不間斷地對有關處理操作進行管理登記，保證電子文件的產生、處理過程符合規範。
3.1.1 登記處理過程中相互銜接的各類責任者(如起草者、修改者、審核者、簽發者等)。
3.1.2 登記處理過程中的各類操作者(打字者、發文者、收文者、存儲管理者等)。
3.1.3 登記處理過程中產生的責任憑證信息(批示、簽名、印章、代碼等)。
3.1.4 登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標識。
3.2應採取可靠的安全防護技術措施，保證電子文件的真實性。
3.2.1 建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權限控制。
3.2.2 設置符合安全要求的操作日誌，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設備、項目、內容等。 3.2.3 對電子文件採用防錯漏和防調換的標記。
3.2.4 對電子印章、數字簽署等採取防止非法使用的措施。
3.3應建立電子文件完整性管理制度並採取相應的技術措施採集背景信息和元數據。
3.4應建立電子文件有效性管理制度並採取相應的技術保證措施。
3.5 電子文件的處理和保存應符合國家的安全保密規定，針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等採取與系統安全和保密等級要求相符的防範對策，主要有：網絡設備安全保證；數據安全保證；操作安全保證；身份識別方法等。
3.6 電子文件的收集與積累
4.1收集積累要求
4.1.1 記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應被保留。正式文件是紙質的，如果保管部門已開始進行向計算機全文的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，確定是否保留。
4.1.2 當公務或其他事務處理過程只產生電子文件時，應採取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時應隨時對電子文件進行備份，存儲於能夠脱機保存的載體上。
4.1.3 對在網絡系統中處於流轉狀態，暫時無法確定其保管責任的電子文件，應採取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。
4.1.4 對用文字處理技術形成的文本電子文件，收集時應註明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。
4.1.5對用掃描儀等設備獲得的採用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應將其轉換成通用格式，如無法轉換，則應將相關軟件一併收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。
4.1.6 對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應註明其軟硬件環境和相關數據。
4.1.7 對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈結技術製作的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVl為通用格式。 4.1.8 對用音頻設備獲得的聲音文件，應同時收集其屬性標識、參數和非通用格式的相關軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。
4.1.9 對通用軟件產生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數手冊、説明資料等。專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時則應連同專用軟件一併收集。
4.1.10 計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關的參數、管理數據等應與電子文件一同收集。
4.1.11對套用統一模板的電子文件，在保證能恢復原形態的情況下，其內容信息可脱離套用模板進行存儲，被套用模板作為電子文件的元數據保存。
4.1.12 定期製作電子文件的備份。
4.2 電子文件的登記
4.2.1每份電子文件均應在《電子文件登記表》中登記(見附錄A的表A．1和表A．2)。 4.2.2電子文件登記表應與電子文件同時保存。
4.2.3 電子文件登記表如果製成電子表格，應與電子文件一同保存，永久保存的電子表格應附有紙質等拷貝件並與相應的電子文件拷貝一起保存。
4.2.4 電子文件稿本代碼：M-草稿性電子文件；U-非正式電子文件；F-正式電子文件。
4.2.5 電子文件類別代碼：T-文本文件；I-圖像文件；G-圖形文件；V-影像文件；A-聲音文件；0-超媒體鏈結文件；P-程序文件；D-數據文件。
5 電子文件的歸檔
5.1 歸檔要求
文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑑定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，並按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脱機載體上。
5.2鑑定
5.2.1 電子文件的鑑定工作，應包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑑定及確定密級、歸檔範圍和劃定保管期限。
5.2.2歸檔前應由文件形成單位按照規定的項目對電子文件的真實性、完整性和有效性進行檢驗，並由負責人簽署審核意見，檢驗和審核結果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》。如果文件形成單位採用了某些技術方法保證電子文件的真實性、完整性和有效性，則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。
5.2.3 電子文件的歸檔範圍參照國家關於紙質文件材料歸檔的有關規定執行，並應包括相應的背景信息和元數據。
5.2.4 電子文件保管期限和密級的劃分工作，參照國家關於紙質文件材料密級和保管期限的有關規定執行。電子文件的背景信息和元數據的保管期限應當與內容信息的保管期限一致。應在電子文件的機讀目錄上逐件標註保管期限的標識。
5.5 歸檔
5.5.1電子文件的歸檔，按照鑑定標識進行。電子文件的歸檔可分兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然後定期完成物理歸檔。歸檔時，應充分考慮電子文件的技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等技術因素。將電子文件的管理權從網絡上轉移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時保持不變。
5.5.2物理歸檔。凡在網絡中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔。
歸檔完畢，電子文件形成部門應將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。
目前，保護電子文件信息不被修改、盜竊、刪除的技術途徑主要有防火牆技術、存取權限控制、數據加密法、數字水印法、數字時間印章法等。 然而，保護電子文件信息的技術只能是相對的，因為電子文件的加密和解密技術都在不斷地發展。
電子文件歸檔與電子檔案管理辦法的總 則
1．1 對電子文件的形成、積累、鑑定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，應當由主管部門統一協調，指定專門機構或人員負責，保證管理工作的連續性。
1．2 電子文件形成部門負責電子文件的積累、保管和整理工作，檔案部門要進行指導與監督。
1．3 電子文件的管理由檔案部門負責，電子文件形成部門要提供協助和支持。 1．4 應明確規定歸檔時間、歸檔範圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等，以保證電子檔案的質量。
1．5 為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其信息的真實性、安全性和完整性。
1．6 歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，則應在內容、相關説明及描述上保持一致。
1．7 具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質文件等硬拷貝一併歸檔。
