1、確定會議名稱，會議名稱也就是會議的題目，如“全國衞生工作會議”“全國新型農村合作醫療試點工作會議”等。規範的會議名稱一般由三部分組成：一是會議範圍，二是會議內容，三是會議性質。其中會議性質包括“現場會”“啟動會”“工作會”“座談會”“研討會”等。
2、初定會議步驟，會議步驟包括會議的議程、程序、日程等。議程是會議議題的先後順序，是會議程序的基礎。程序是對會議各項活動，如各種儀式、領導講話、會議發言、參觀活動等，按照先後順序做出安排。日程是對會議的活動逐日作出的安排，是程序的具體化。會議的步驟是會議有條不紊進行的保證，一旦經過領導批准，切不可隨意變動。
3、草擬會議通知，會議通知一般包括會議的名稱、開會的目的和主要內容、會期、會議地點和食宿地點、與會人員、報到的日期和地點、需要攜帶的材料和數量及材料的打印規格、個人支付的費用、主辦單位、聯繫人和聯繫電話等要素。會議通知最好由與會議主題相關的人員起草，這樣更有利於通知的順利起草。報請上級單位批准的會議，報送請示時，要附上會議通知的代擬稿。
4、會議經費預算，會議經費預算開支的項目一般包括與會人員的食宿費、會場的租用費、會標的製作費、會務組和工作人員的房費、膠捲購買和沖洗費用等。如果需要邀請專家學者講課、作報告，還要將專家的講課費、交通費和食宿費等預算在內。
5、辦理會議報批，重要的會議必須報請領導審批。會議的請示要講清開會的理由、會議的議程、會議的時間及會期、地點、參加會議的人數和人員級別、會議的經費預算和準備情況等。
6、下發會議通知，會議通知務必經過處室領導審核，主管領導簽發。下發會議通知要專人負責，避免遺漏、錯發和重發。下發會議通知應注意兩點：一是會議通知下發要及時。下發過早，參會人員容易遺忘；下發太遲，與會人員收不到會議通知，即使收到通知，難於安排手頭的工作，也會降低會議的出席率。二是會議通知發出後要抓反饋。涉及多個部門、內容重要的會議要隨會議通知附會議回執，內容包括參加會議人員的姓名、性別、民族、職務（職稱）、聯繫電話、到會的日期、車次和航班號以及返程的日期、車次和航班號等。會前1～2天還要再次聯繫，以確保與會人員能夠按時參會。
7、準備會議材料，會議材料主要有三種：一是會議文件，包括下發的正式文件、文件討論稿或徵求意見的文件；二是講話材料，包括領導講話材料、書面交流材料和會議發言材料；三是會議主持詞。在這裏筆者重點談談如何準備會議主持詞，它又叫程序稿，通過主持人在會議期間的講話來體現會議的程序。主持詞的起草要注意三點：一是要力求文字口語化。因為主持詞僅供主持人使用，其他與會人員沒有主持詞的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出現晦澀難懂的古詩詞，或過分華麗的辭章。二是要注意會議程序的銜接。講話要承前啟後，簡明扼要地總結前面發言人的講話要點，順理成章地引出下一個發言人。語言要力求簡潔，避免重複和囉嗦，切忌話中套話，使人聽不出頭緒。三是主持詞的內容要提綱挈領，不要有論述性的話語，篇幅不宜太長，以免衝談會議的主題。
8、選擇佈置會場，開會要藉助於一定的場所。會場條件的好壞、舒適程度的高低，對與會人員的心理會起到不可忽視的作用，直接影響到會議的效果。因此，要重視會場的選擇和佈置。會場的大小要根據參會人數的多少來定，還要根據會議的需要考慮會場的設備，如會場的照明、空調、音響、錄音、多媒體等設備。會場的佈置是辦會工作的一項重要內容，主要有：一是會標的佈置。會標應與會議的名稱一致，字數要少而精，如“全國衞生工作會議”。二是席位卡的擺放。主席台上擺放席位卡的原則是“左為尊，右為次”。主席台上就座的人數最好為單數，最主要的領導居中，其他席位卡按照先左後右的順序分別依次擺放。三是主席台的擺放。一般有兩種形式：其一，主席台高於台下的座位。適用於人數多、比較重要的會議，如報告會、工作會等，會場顯得比較莊重、嚴肅、正規；其二，主席台與其他座位處於同一平面。適用於人數較少的會議，如座談會、研討會等，會場顯得較隨和，與會人員之間的關係顯得平等。四是座位的安排。安排座位一般根據會議的性質，如果是座談會，座位擺成回字形，回字的兩邊和底邊可以多擺放座位；如果是向檢查組、檢查團彙報情況的彙報會，座位擺成回字形，但是回字的頂部和兩邊各擺一排座位，底邊可多擺放幾排座位。此外還可以根據會議的氣氛和會場的本身條件安排座位。
9、明確人員分工，會議的會務人員可分三個小組，一是祕書組，負責會議文件、領導講話稿等材料的起草、整理會議記錄、編髮會議簡報和會議材料的歸檔等工作；二是材料組，負責會議材料袋的購買、材料的裝袋和分發，以及會議的簽到等工作；三是接待組，負責與會人員的食宿安排、會場佈置以及工作人員的安排，如禮儀人員、服務人員和攝影人員等，此外還要做好會議經費的預決算工作。
10、會前全面檢查，會前的全面檢查是進一步落實會議準備工作的重要環節。會前檢查一般分為三個步驟，一是聽取會議所有籌備人員的口頭彙報；二是到現場實地檢查，包括會議材料的準備情況和會場的佈置工作；三是針對可能出現遺漏的問題，進一步採取補救措施。會前檢查一般要邀請有關的領導親臨現場給予指導。
