ppt有4種視圖方式，分別是普通視圖、幻燈片瀏覽視圖、閲讀視圖、備註頁視圖。
幻燈片又稱作正片，是一種底片或菲林。常見的規格有135和120兩種。通常是彩色，但特殊目的也有黑白的正片。也可用來印相或放大相片。現在通常説的幻燈片多指電子幻燈片（演示文稿）。幻燈片教學的時候經常用投影機觀看的一幅幅照片。這種幻燈片多半是用透明正片裝進放映機放映，照相相片稱作照相幻燈片，彩色照片稱作彩色幻燈片，黑白不存在反轉片，所以要從負片曬成正片，幾乎都是用彩色反轉片進行拍攝，主流是用35毫米大小，一片一片地裝填。成卷的幻燈片叫做長條幻燈片。它是可以利用包括微軟公司的Microsoft Office的PowerPoint、金山公司的WPS Office套件中的WPS演示、蘋果公司iWork套件中的Keynote、谷歌公司的谷歌文件、OpenOffice的辦公套件中的OpenOffice Impress等辦公軟件製作出來的一種文件，主要的格式有ppt、pptx、key、pdf、HTML 、dpt、odf或圖片格式。簡單的説來，就是在做演講的時候放給觀眾看的一種圖文並茂的圖片。
