首先需要別人向你發送“允許編輯修改”的文檔，若是“只讀”文檔那就不可以修改了。收到電子文檔後用WPS或Microsoft Office Word打開就可以進行編輯。
電子文件是由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數字文件”。這是電子文件與以往所有其他形式文件的基本區別，也是電子文件信息與其他數字信息的共同點。數字信息使用0和1兩種兩種數碼的組合來記錄信息，每一個0或1叫做1個比特，需要記錄的信息用一串比特存儲於計算機存儲器（包括內存儲器和各種外存儲器）中，並可通過通信網絡進行傳輸。
電子文件是文件的一種類型，應該具有文件的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。這是電子文件與其他數字信息的基本區別，也是電子文件與其他形式文件的共同點。從邏輯上説，電子文件是“數字信息”和“文件”兩個概念的交集，它是具有文件特徵的數字信息，又是以數字信息為特徵的文件。
