源格式上的格式刷的快捷鍵是Ctrl加shift加C，目標格式上格式刷的快捷鍵是Ctrl加shift加V；另外也可以自定義快捷鍵。
格式刷是Word中的一種工具。格式刷提供複製文字格式、段落格式等格式，在給文檔中內容重複添加相同的欄目時來進行復制。格式刷能夠將光標所在位置的所有格式複製到所選文字上面，大大減少了排版的重複勞動。先把光標放在設置好的格式的文字上，然後點格式刷，然後選擇需要同樣格式的文字，鼠標左鍵拉取範圍選擇，鬆開鼠標左鍵，相應的格式就會設置好。
對於圖形，格式刷能很好地與圖形對象（如自選圖形）結合使用。不過，只要將圖片的環繞樣式設置為“嵌入型”（在“繪圖”工具欄上，單擊“繪圖”，然後指向“文字環繞”）之外的任何樣式，就可複製圖片格式）。格式刷無法複製藝術字（使用現成效果創建的文本對象，並可以對其應用其他格式效果。）文本上的字體和字號。
