首先打開我們需要編輯的WPS文檔，選中我們需要的格式，然後點擊上方的格式刷工具。此時光標變成了格式化的樣式，將光標移動到要改變格式的段落處。接着選中文字並移動光標，那些文字就會全部刷成所需的標準格式。雙擊格式刷，可以一直使用格式化將文字刷成所需的標準格式。
WPS是英文Word Processing System(文字處理系統）的縮寫。它集編輯與打印為一體，具有豐富的全屏幕編輯功能，而且還提供了各種控制輸出格式及打印功能，使打印出的文稿即美觀又規範，基本上能滿足各界文字工作者編輯、打印各種文件的需要和要求。雖然兼容MS Office是核心，但畢竟MS Office是基於西文行文規範而研發的辦公軟件，筆者試用WPS 2005過程中還是發現了一些更符合中文特色的功能，很值得推薦。
